Wspólne rodzaje komunikacji biznesowej, cechy i błędy

Żyjemy w społeczeństwie, w którym duża część rynku pracy jest skonfigurowana w oparciu o środowisko biznesowe. Niezależnie od tego, czy są to duże międzynarodowe korporacje, MŚP, firmy rodzinne, czy nawet indywidualne usługi, wszystkie muszą wziąć pod uwagę, że zasadniczym elementem ich przetrwania jest spójność w organizacji i komunikacji między ich częściami, aby połączyć siły i dążyć do wspólnego celu.

W tym sensie możemy to potwierdzić Komunikacja biznesowa jest jednym z kluczowych elementów organizacji, zwłaszcza jeśli ma pewną złożoność, działa prawidłowo i może się dostosować i przetrwać. I chodzi o tę komunikację o tym, o czym będziemy rozmawiać w tym artykule.

• Powiązany artykuł: „Psychologia pracy i organizacji: zawód z przyszłością”

Czym jest komunikacja biznesowa?

Jest to rozumiane jako komunikacja biznesowa z zestawem procesów przeprowadzanych przez firmę lub jej część w celu uzyskania informacji o podróży, zarówno wewnętrznie pomiędzy różnymi działami lub stanowiskami firmy, lub jeśli mówimy o komunikacji firmy z zewnątrz.

Ważne jest, aby pamiętać, że co do zasady taka komunikacja nie tylko oznacza możliwość wydania informacji, ale obejmuje również fakt jej otrzymania: stoimy przed wzajemną wymianą danych.

Dobra komunikacja biznesowa sprzyja utrzymaniu motywacji wszystkich członków firmy i poznaniu ich działań, zmniejszając niepewność zarówno pracowników, jak i liderów co do stanu tego samego. Ułatwia również interakcję i poprawia środowisko pracy, Oprócz poprawy wydajności i umożliwienia optymalnej reakcji na każdą ewentualność.

Cele ogólne

Cele komunikacji biznesowej są łatwe do zrozumienia. Wewnętrznie, z jednej strony, pozwala na tworzenie spójnej organizacji oraz dzielenie się informacjami i wynikami uzyskiwanymi przez różne działy lub pracowników, a także cele i wizję korporacyjną firmy, która ma być generowana i przesyłana..

Również ułatwia zrozumienie tego, czego oczekuje się od każdego pracownika, jak również zrozumienie rzeczywistości, z którą każdy z nich musi się zmierzyć. Ułatwia również, że wszyscy pracują w tym samym kierunku, i że można nauczyć się nowych sposobów wykonywania własnych obowiązków..

Jeśli chodzi o komunikację ze światem zewnętrznym, komunikacja biznesowa jest niezbędna, aby kontaktować się z mediami i generować pozytywny wizerunek samej firmy, a także analizować odbiorców docelowych i oceniać ich potrzeby. Pozwala nam także nauczyć się przyciągać potencjalnych klientów i oceniać zmiany nieodłącznie związane z dynamicznym i płynnym społeczeństwem, w którym żyjemy, coś fundamentalnego, aby przewidzieć i zmierzyć się z możliwymi trudnościami i dostosować się do środowiska..

Aby komunikacja była skuteczna, konieczne jest, aby sama firma stworzyła do tego skuteczne kanały, a także umożliwiła przekazywanie informacji poprzez swoje działania, generując środki do komunikowania się, a także działa aktywnie, aby nie było niepewności Odnośnie tego, o co jest proszony i poszukiwany w organizacji.

Ważne jest również, aby pracować zarówno nad aspektami formalnymi, jak i nieformalnymi, a także oceniać potrzeby i myśli różnych pracowników. Fundamentem jest również empatia, a także dobra regulacja i planowanie mechanizmów komunikacji.

• Może jesteś zainteresowany: „Identyfikacja wizualna: co to jest i jak definiuje organizacje”

Różne rodzaje komunikacji biznesowej

Nie wszystkie firmy i organizacje komunikują się w ten sam sposób i są różne typy i klasyfikacje komunikacji biznesowej na podstawie różnych kryteriów.

1. Wewnętrzne i zewnętrzne

Pierwszy to ten, który ustanawia rozróżnienie między komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną, pierwszą, która występuje między różnymi działami i pracownikami samej firmy, a drugą, która ma na celu nawiązanie komunikacji ze środowiskiem..

2. Dwukierunkowy i jednokierunkowy

Podobnie, możemy również znaleźć style komunikacji biznesowej o większym lub mniejszym stopniu interaktywności, będąc w stanie znaleźć z najbardziej typowej komunikacji dwukierunkowej, w której nadawca i odbiorca wchodzą w interakcję i wymieniają informacje, aż do jednokierunkowej, w której wysyłana jest tylko jedna wiadomość, zazwyczaj od pozycji mocy do odbiorcy, który nie ma możliwości odpowiedzi.

3. Rosnąco, zstępująco i poziomo

W wewnętrznej komunikacji biznesowej organizacji możemy znaleźć trzy duże typy w zależności od punktu, w którym rozpoczyna się informacja, oraz pozycji między nadawcą a odbiorcą tej samej komunikacji. Mówimy o komunikacji w dół, gdy czyn komunikacyjny jest wykonywany przez emitenta o wyższej opłacie niż odbiorca.

Kiedy to podwładny przekazuje wiadomość swojemu przełożonemu, mówimy o wznoszącym się komunikowaniu. W obu przypadkach napotkamy na rodzaj komunikacji pionowej, czyli komunikacji, w której podmioty utrzymujące akt komunikacyjny mają relację nierówności pod względem siły (istnieje między nimi hierarchia).

Innym doskonałym rodzajem komunikacji jest komunikacja pozioma, która jest ustanawiana między osobami, które mają tę samą pozycję i są na tym samym poziomie hierarchii.

4. Formalne i nieformalne

Wreszcie, należy zauważyć, że w komunikacji biznesowej możemy stwierdzić istnienie dwóch różnych rodzajów kanałów komunikacji: formalnego i nieformalnego. Pierwszy to taki, w którym aspekty techniczne są zazwyczaj traktowane i powiązane z zadaniami, będąc rodzajem szacownej komunikacji skupionej na przyczynie i celu firmy..

Jednak w komunikacji nieformalnej, zazwyczaj bardziej elastyczna i naturalna komunikacja, koncentruje się przede wszystkim na relacjach międzyludzkich i często ma największy wpływ na dobrobyt w pracy. Ta ostatnia różni się znacznie w zależności od tego, kto ją realizuje i może przekroczyć miejsce pracy, będąc trudnym do kontrolowania przez organizację.

Możliwe zagrożenia dla dobrej komunikacji

Utrzymanie efektywnej komunikacji biznesowej ma fundamentalne znaczenie, ale nie jest łatwe. Konieczne jest również uwzględnienie istnienia dużej zmienności w sytuacjach, które mogą się pojawić, a także istnienie nieporozumienia, nadużycia i trudności w komunikacji firmy.

1. Brak spójności

Jednym z czynników, który ma największy wpływ na komunikację, jest wiarygodność emitenta i uwaga przekazana odbiorcy wiadomości, czego przykładem może być istnienie dysonansów między tym, co zostało powiedziane, a tym, co zostało powiedziane. odbywa się, nie zatrzymując emitentów sposób działania zgodny z wydanymi komunikatami.

To ostatnie może zdarzyć się w każdym z pracowników firmy, niezależnie od ich hierarchicznej pozycji lub jeśli rozmawiają z przełożonym, podwładnym lub kimś na tym samym poziomie hierarchii i generują poważne reperkusje dla obu podmiotów (w zależności od sytuacji może zostać uznany za źle lub nawet odrzucony), jak w przypadku organizacji (generowanie niższego poziomu zaufania do osoby iw przypadku posiadania wysokiej pozycji nawet w organizacji).

W ten sam sposób i na przykład w przypadku dużych firm z dużą liczbą działów, jeśli prawdopodobnie istnieją rozbieżności między liczbami władzy lub odniesienia w firmie może stworzyć sytuację, w której pracownik tak naprawdę nie wie, jakie przywództwo powinno podążać, coś, co może powodować frustrację i nieufność.

Podobnie, należy bardzo uważać na interpretowalność komunikatów, ponieważ istnienie ambiwalencji może spowodować, że różne działy lub pracownicy będą interpretować przeciwne rzeczy. Celem komunikacji biznesowej jest właśnie zapewnienie wewnętrznej organizacji i spójności, tak aby niejasne komunikaty z różnymi interpretacjami mogły wywołać niepewność i wątpliwości wśród odbiorców wiadomości..

2. Brak związku emocjonalnego

Kolejny problem można znaleźć w sposobie komunikacji. Na przykład w niektórych organizacjach może wystąpić trudność w wytworzeniu poczucia przywiązania emocjonalnego, które u pracowników może generować mniejsze zaangażowanie i produktywność, aw użytkownikach brak zainteresowania i poszukiwanie innych alternatyw. Należy docenić to, co zostało zrobione, a nawet to, co nie jest, jest zasadniczo komunikatywne.

Zatem sama wiadomość jest nie tylko ważna, ale także sposób, w jaki jest przesyłana: nie jest taka sama lub oferuje takie same odczucia jak e-mail jako spotkanie twarzą w twarz lub poszukiwanie prawdziwego kontaktu.

3. Nie rozumiem kontekstu

Musi być również ceniony dostosowanie do obecnej sytuacji i postępów społecznych, a także specyfikę samej sytuacji. Na przykład w coraz bardziej zglobalizowanym społeczeństwie i tam, gdzie nowe technologie umożliwiają natychmiastową komunikację z dużą liczbą osób jednocześnie, może być konieczne przeanalizowanie i zainwestowanie w politykę komunikacyjną uwzględniającą potęgę sieci i jak poprawnie przekazywać żądane informacje, oprócz oceny kontaktu z potencjalnymi klientami z innych regionów świata.

Podobnie należy również ocenić własną sytuację przedsiębiorstwa, aby nie podejmować więcej, niż jest w stanie pokryć, ponieważ jest to konieczne, aby uwzględnić sytuację przedsiębiorstwa jako całości.

Innym problemem może być treść komunikatów, które są wydawane: jest możliwe, że chociaż komunikacja istnieje, nie przesyła ani nie rozumie treści, które byłyby konieczne do transmisji. Może skupiać się na aspektach raczej uzupełniających i eliminować na przykład orientację lub cele, które powinien mieć dany post, lub że przyjmują za pewnik istnienie wiedzy, która nigdy nie została wyjaśniona.

4. Izolacja i brak komunikacji

Wreszcie, być może najważniejszym problemem, który można ekstrapolować ze wszystkich poprzednich, jest możliwość, że nie ma prawdziwej komunikacji.

Najwyraźniejszym przykładem jest stabilne i ciągłe korzystanie z komunikacji jednokierunkowej, która może generować sytuację stagnacji i braku zrozumienia tego, co dzieje się w samej organizacji. Na szczęście dzisiaj jest najmniej używany właśnie dlatego, że jest najmniej wydajny i najbardziej użyteczny.

Jest to również możliwe że różne pozycje nie mają odpowiednich mechanizmów, aby nawiązać kontakt nawet jeśli ich opinie zostały wysłuchane, jest mniej możliwości informacji zwrotnych, a nawet to, że różne części firmy nie mają ze sobą kontaktu. Konieczne jest stymulowanie tej interakcji w aktywny sposób.

Odnośniki bibliograficzne:

• Andrade, Horacio. (2005). Wewnętrzna komunikacja organizacyjna: proces, dyscyplina i technika. Hiszpania: Gesbiblo, S. L.
• Brillouin, L. (2004). Teoria nauki i informacji. Mineola, N.Y.: Dover.