Jak zarządzać czasem, aby być bardziej wydajnym w pracy

Jak na ironię, zarządzanie czasem to problem, z którym wszyscy się borykamy, ale nie mamy czasu, aby się do niego odnieść. Jednak poświęcenie czasu na przeanalizowanie, w jaki sposób „spędzamy” nasz czas i myślenie o tym, jak być bardziej wydajnym, to coś, co warto zrobić. Zarządzanie czasem efektywniejszej pracy jest możliwe, ale jest to problem, z którym musimy się zmierzyć.

W końcu czas mija. A im więcej czasu upłynie bez rozwiązania problemu, tym więcej czasu stracimy, tym więcej energii zmarnujemy i im więcej możliwości pozwolimy. Dlatego konieczne jest przeanalizowanie naszego sposobu zarządzania czasem w celu wdrożenia niezbędnych zmian. 

21 wskazówek, jak zarządzać czasem i być bardziej wydajnym

Zarządzanie czasem to złożony problem, począwszy od zwiększania wydajności po równoważenie pracy i życia rodzinnego, unikanie wypalenia, tworzenie dobrych nawyków lub ustalanie długoterminowych celów, między innymi.. Planowanie i ustalanie priorytetów są podstawami do przejęcia kontroli nad naszym czasem i naszym życiem, niezależnie od naszego zawodu. Autor Jory MacKay proponuje 21 strategii efektywnego zarządzania czasem.

Zrozum, gdzie idzie twój czas

Zarządzanie czasem nie polega na tłumieniu strachu przed marnowaniem czasu. Chodzi o zrozumienie potężnych korzyści płynących z mądrego wykorzystania naszych czasów, wyjaśnia MacKay. Stąd pierwsze wskazówki i strategie:

1. Zrozum, dlaczego zarządzanie czasem jest ważne. Zarządzanie czasem nie polega na tłumieniu strachu przed marnowaniem czasu. Chodzi o zrozumienie potężnych korzyści płynących z mądrego wykorzystania naszego czasu.

2. Bądź realistą, jeśli chodzi o ilość pracy, jaką możesz wykonać w ciągu jednego dnia. Możemy myśleć o czasie jako zasobie, którego po prostu potrzebujemy więcej, ale więcej czasu nie oznacza bardziej produktywnego czasu. Najprostszą formą zarządzania czasem jest planowanie czasu i miejsca pracy.

3. Odkryj, gdzie tracisz czas. Im więcej rozumiesz, jak spędzasz dzień, tym większe będą Twoje wysiłki związane z zarządzaniem czasem.

4. Ustaw codzienne cele i alerty dotyczące tego, jak spędzasz czas. Po zapoznaniu się ze sposobem spędzania czasu możesz codziennie dokonywać zmian.

5. Stwórz poranną rutynę, która cię motywuje. Dzień dobry może przygotować cię do produktywnego i znaczącego dnia pracy, ponieważ daje Ci możliwość rozpoczęcia pozytywnego impulsu, który wykorzystasz w pozostałej części dnia.

6. Wyrzeczenie się wielozadaniowości. Badania wykazały, że człowiek nie jest w stanie skoncentrować się na więcej niż jednym zadaniu na raz. Kiedy tracisz koncentrację, zatrzymaj się i napisz to, o czym myślisz, zanim wrócisz do zadania.

Określ priorytetową pracę i powierz resztę

Kiedy już wiemy, gdzie idzie nasz czas, musimy zdecydować, na co powinniśmy (i nie powinniśmy) poświęcać nasz czas - wyjaśnia MacKay. W tym celu:

7. Oddziel pilną od ważnej pracy. Rozróżnienie tego, co pilne, od tego, co nie jest ważne, a co ważne, a co nie, pomaga ustalić priorytety czasu i narysować kalendarz, który pozwala wykonywać ważniejszą pracę i mniej niż to, co nie jest ważne..

8. Ustal priorytety bez litości. Wybierz główne cele i skup się na nich.

9. Użyj reguły 30X, aby delegować więcej zadań. Mackay proponuje zastosować się do zasady zaproponowanej przez Rory'ego Vadena, która proponuje, abyśmy dali 30 razy więcej czasu, niż potrzeba, aby wykonać zadanie, aby przeszkolić kogoś innego. Poświęcenie czasu na delegowanie i szkolenie innej osoby daje zysk netto 1100 minut rocznie. Lub, jak mówi Vaden, wzrost ROTI o 733% (zwrot czasu).

10. Odzyskaj „nie” w swoim słowniku. Zgodnie z artykułem University of Chicago i opublikowanym w Journal of Consumer Research, powiedzenie czegoś „nie robię” zamiast „nie mogę”, pozwoliło uczestnikom znacznie łatwiej oddzielić się od niechcianych zobowiązań.

Ustal efektywny harmonogram dzienny

Po wykonaniu powyższego, nadszedł czas, aby zaprojektować harmonogram efektywnie zarządzać czasem.

11. Ustal harmonogramy, a nie terminy. Mackay ucieka się tutaj do rady Jamesa Cleara. Zamiast dać sobie termin na osiągnięcie określonego celu (a następnie poczuć się jak niepowodzenie, jeśli ci się nie uda), wybierz cel, który jest ważny, a następnie ustal harmonogram, aby odpowiednio pracować.

12. Programuj z czasem, a nie z zadaniami. Wykonuj duże zadania i dziel je na sesje czasowe. Organizując dzień poprzez zaplanowanie czasu zamiast pracy domowej, przechodzimy od zarządzania naszym harmonogramem wokół nieznanej daty (zadania) do znanego czasu.

„Kalendarz jest skończony; Istnieje tylko pewna liczba godzin w ciągu dnia. Ten fakt staje się oczywisty w chwili, gdy próbujemy umieścić nierealną liczbę rzeczy w ograniczonej przestrzeni ”. 

-Peter Bregman-

13. Zaplanuj czas na przerwy i przerwy. Potrzebujemy czasu na odpoczynek i założenie, że będą przerwy. Nie licząc na to, że jest chaotyczny. Przerwy przychodzą lub nasze ciała mówią nam, że musimy zrobić sobie przerwę. Jeśli nie liczymy na to, gdy to się stanie, nagle nasz doskonale sformułowany program spada.

14. Oddzielny czas Twórca czasu Menedżer. Bardzo łatwo jest wypełnić zadania administracyjne i nie zostawiać wystarczającej ilości czasu na znaczącą pracę. Jedno jest zrobić i inny zarządzać.

15. Działania partia przez cały tydzień. Grupuj podobne działania i wykorzystaj impet, który osiągniesz, kiedy zaczniesz. Stosuje pierwsze prawo ruchu Newtona do wydajności: „Obiekt w ruchu, pozostaje w ruchu”.

Użyj lokalizacji na swoją korzyść, aby zarządzać czasem

Twój kalendarz lub oś czasu nie są jedynymi narzędziami do zarządzania czasem. Mackay sugeruje pewne sposoby wykorzystania w miejscu pracy, które mogą wpłynąć na to, jak pracujesz.

16. Przetestuj metodę Popcorn w miejscu pracy odblokować swój czas. Zmiana miejsca pracy w ciągu dnia może być doskonałym sposobem na utrzymanie motywacji i wydajności. Ta technika Joela Runyona działa w ten sposób:

• Zapisz wszystkie zadania, które musisz wykonać dzisiaj.
• Podziel tę listę na 3 równe sekcje lub na trzy grupy (części, widoczne w radzie 15).
• Wybierz 3 różne lokalizacje dla każdej partii pracy.

17. Pracuj z naturalnym cyklem energetycznym swojego ciała. Pracuj, robiąc to, co działa najlepiej dla ciebie, abyś nie tylko myślał o zarządzaniu swoim czasem, ale także o swojej energii.

Chroń swój czas

Nigdy nie zabraknie rzeczy do zrobienia, które będą próbowały zająć twój czas. Dlatego musisz go chronić, aby uniknąć niewłaściwego użycia. Mackay proponuje te wskazówki, aby to osiągnąć:

18. Użyj strategiczne lenistwo pracować nad właściwymi rzeczami. Pojęcie „strategicznego lenistwa” odnosi się do ustalania priorytetów pracy i zadań, które są ważne i pozwalania sobie na lenistwo, w którym nie mają znaczenia.

„Nic nie jest mniej wydajne niż sprawniejsze, co nie powinno być w ogóle wykonywane”.

-Peter Drucker-

19. Zautomatyzuj czas nie podlegający negocjacjom przez cały dzień. Ważne jest, aby sesje skoncentrowane na pracy rozwijały się płynnie. W tym celu ważne jest, aby chronić się przed zakłóceniami. Istnieją narzędzia, które pomagają komunikować się innym, że nie są automatycznie dostępne. Jeśli nie, możesz szukać sposobów, aby poinformować innych, że jesteś w momencie pracy, w którym nie możesz się martwić.

 20. Użyj metody Ivy Lee, aby zakończyć dzień prawidłowo. Ivy Lee zaproponowała tę prostą, pięciostopniową codzienną rutynę, aby osiągnąć maksymalną wydajność:

• Pod koniec każdego dnia pracy napisz sześć najważniejszych rzeczy, które musisz osiągnąć jutro. Nie pisz więcej niż sześć zadań.
• Daj pierwszeństwo tym sześciu elementom w kolejności ważności.
• Następnego dnia skoncentruj się tylko na pierwszym zadaniu. Pracuj, aż skończysz pierwsze zadanie, zanim przejdziesz do drugiego zadania.
• Zbliż się do reszty listy w ten sam sposób. Pod koniec dnia przenieś niedokończone elementy na nową listę sześciu zadań na następny dzień.
• Powtarzaj ten proces każdego dnia roboczego.

21. Nie zapomnij o korzyściach płynących z wolnego czasu. Zarządzanie czasem to nie tylko praca. Aby znaleźć równowagę w życiu zawodowym, która utrzymuje nas w zdrowiu i szczęściu, musimy zapewnić sobie czas na odpoczynek, relaks i socjalizację.

Zarządzanie czasem i bycie bardziej produktywnym to wyzwanie dla każdego. Musimy jednak mieć świadomość, że musimy przestać i myśleć o tym, co robimy, jak to robimy i co naprawdę chcemy osiągnąć. Niekoniecznie oznacza to pracę, nie mówiąc już o zakończeniu.

Poświęć czas, który potrzebujesz, aby przeanalizować swoje procedury i przemyśleć swoje zadania. Dzięki tym instrukcjom zarządzanie czasem będzie o wiele łatwiejsze, aby stawić czoła pracy lub studiom i uzyskać lepsze wyniki.

Trzy fazy wysokiej wydajności, według Manuel Coloma Wysoka wydajność nie jest pojęciem ograniczonym do elitarnych sportowców lub świetnych mężczyzn / kobiet biznesu. Wszyscy możemy aspirować do bycia ludźmi o wysokich osiągach, ponieważ wszyscy możemy stać się o wiele bardziej niż teraz, o wiele więcej niż moglibyśmy sobie wyobrazić. Czytaj więcej ”